دیدگاهی به نرم افزار حسابداری

با شروع عصر رایانه و پیشرفت تکنولوژی، استفاده از ابزارها و نرم افزارهای گوناگون نیز رواج یافت، می‌توان از نرم افزار حسابداری به‌عنوان اولین ابزارهای کاربردی نام برد که توسط مهندسین برای استفاده در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ طراحی و ساخته شدند. در این راستا و با گسترش نرم افزار حسابداری، زبان‌های برنامه‌نویسی ویژه‌ی محاسبات عددی نیز توسعه یافتند و به‌این‌ترتیب سرعت ورود اطلاعات و داده‌ها و به طبع گزارش‌گیری از آن‌ها به شکل باورنکردنی کاهش یافت. به‌مرور زمان سازمان‌های مرتبط مانند سازمان امور مالیاتی و بیمه‌ها نیز استفاده از نرم افزار حسابداری را تأیید کردند و دیگران به استفاده از آن تشویق نمودند. باگذشت زمان قوانین و مقرراتی در این زمینه تدوین گردید که بر اساس آن‌ها ارسال گزارش‌ها و ثبت دفاتر مالی سریع‌تر و ساده‌تر شد. استفاده از نرم افزار حسابداری مالی که در ابتدا از سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ آغاز شده بود به مؤسسات و بنگاه‌های اقتصادی کوچک‌تر نیز سرایت کرد و درنهایت به یک نیاز و الزام تبدیل شد و امروزه تقریباً تمام مؤسسات و شرکت‌ها از نرم افزار حسابداری بهره می‌برند و این نرم افزارها برای کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک از اهمیت زیادی برخوردار هستند و استفاده از آن، یک پدیده رایج در مدیریت مالی کسب‌وکارها شده است. چراکه یکی از چالش‌های بزرگ هر سازمانی، مدیریت بخش‌های مالی و حسابداری است و یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های همه مدیران مالی، یافتن بهترین نرم افزار حسابداری، شرکتی یا فروشگاهی جهت انجام امور مالی است. مدیران مالی هر سازمانی در فواصل زمانی مختلف به گزارش‌های مالی و مدیریتی نیاز دارند، با استفاده از این نرم افزارها گزارشات را می‌توانند به‌سرعت و دقیق تهیه نمایند و برای ذی‌نفعان مختلف ارسال کنند.
همواره ممکن است انجام محاسبات توسط انسان با خطا و اشتباه همراه باشد، بنابراین معمولاً مدیران تلاش می‌کنند تا ابزارهای مختلفی را جهت کاهش خطاها و اشتباهات به‌کارگیرند که مهم‌ترین آن‌ها نرم افزار حسابداری و مالی است. به همین دلیل سازمان امور مالیاتی نیز هرروز بیشتر بر استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی تأکید می‌کند که این مسئله سبب استقبال و مراجعه‌ی بیشتر شرکت‌ها و فروشگاه‌ها به نرم افزار حسابداری می‌شود. درواقع پیچیده‌تر شدن محیط کسب‌وکار باعث شده تا هرروز نیازها و مسائل جدیدی پیشروی مدیران مالی قرار گیرد. گاهی پاسخ به این نیازها بدون استفاده از راهکارهای نرم افزاری عملاً غیرممکن است.

نرم افزار حسابداری چیست

نرم افزار حسابداری به نرم افزارهایی گفته می‌شود که تمام امور مربوط به حسابداری را به‌وسیله آن‌ها می‌توان به‌سادگی و سهولت انجام داد. درواقع نرم افزار مالی یا حسابداری یک راهکار سیستمی است که بر اساس مفاهیم مختلف حسابداری طراحی و ساخته‌شده و به‌عنوان یک دستیار مالی در اختیار حسابداران و مدیران مالی قرار می‌گیرد. یک نرم افزار حسابداری اطلاعات و داده‌های خام را دریافت می‌کند و بر روی آن‌ها پردازش‌های موردنیاز را انجام می‌دهد و درنهایت گزارش‌های مالی موردنیاز سازمان و مدیران را ارائه می‌‌دهد و به‌این‌ترتیب نیاز حسابدار به دفاتر مالی و حسابداری را کاهش می‌دهد؛ بنابراین مدیران مالی به کمک نرم افزار حسابداری به‌راحتی می‌تواند تمامی گزارش‌ها، صورت‌ها و اسناد مالی موردنیاز خود را دریافت کنند.
از اهداف اصلی نرم افزارهای حسابداری می‌توان به سازمان‌دهی، ایجاد نظم، بالا بردن دقت و تسریع درروند ثبت معاملات یک کسب‌وکار نام برد.

کاربرد و مزایای نرم افزارهای حسابداری و مالی چیست؟

الزامات سازمان‌های نظارتی

یکی از اصلی‌ترین دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری مالی الزامات سازمان‌های نظارتی مختلف ازجمله سازمان امور مالیاتی، وزارت اقتصاد و بیمه است. چراکه پیشرفت تکنولوژی باعث شده تا دیگر روش‌های سنتی و دستی موردقبول این سازمان‌ها نباشد و ثبت گزارش‌ها به شکل الکترونیک جای امور دستی را بگیرد. نرم افزار حسابداری به تسهیل انجام این روند کمک می‌کنند.

حذف خطاهای انسانی

استفاده از نرم افزار حسابداری سبب کاهش خطاهای کاربر در ثبت و ضبط گزارش‌های مالی می‌شود. جابجایی اعداد و ارقام می‌تواند برای یک سازمان گران تمام شود؛ ازاین‌رو استفاده از انواع نرم افزارهای مالی بهترین جایگزین برای محاسبات پراشتباه دستی است.
افزایش سرعت روند انجام کارها و صرفه‌جویی زمانی
همواره استفاده و به‌کارگیری نرم افزارها باعث سرعت بخشیدن به انجام امور وکارها می‌شود و از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند. این عمل سبب بهینه‌سازی زمان می‌شود. با استفاده از نرم افزار حسابداری، بسیاری از کارهایی که ساعت‌های متمادی وقت حسابداران را گرفته و به‌صورت فیزیکی آن‌ها را درگیر خود می‌کرده است رفع می‌شوند و با این کار دیگر نیازی به‌صرف ساعت‌ها وقت برای ثبت و ضبط گزارش‌های مالی نیست و محاسبات به شکل سیستمی و اتوماتیک توسط نرم افزار حسابداری انجام می‌شود. افزایش سرعت محاسبات یکی از اصلی‌ترین دلایل افزایش سرعت فرایندهای حسابداری هست.

دقت بیشتر در محاسبات

کاملاً مشخص است که دقت کامپیوتر در انجام محاسبات عددی با دقت انسان قابل‌مقایسه نیست. حتی زبردست‌ترین حسابداران نیز چندین بار محاسبات خود را چک می‌کنند تا خطایی رخ ندهد، درصورتی‌که محاسبات انجام‌شده توسط کامپیوتر نیاز به چک مجدد ندارد. یک نرم افزار حسابداری با تکیه‌بر قدرت و دقت کامپیوتر، به اندازه‌ی زیادی دقت اسناد مالی شرکت را افزایش می‌دهد و شبهه‌های آن را می‌کاهد.
تسهیل نظارت و کنترل داخلی
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری طبقه‌بندی اطلاعات و دسترسی سریع و سیستماتیک به آن در هرلحظه است. بوسیله این قابلیت مدیران می‌توانند بصورت دقیق بر عملکردهای مالی نظارت کنند. زیرا با سهولت دسترسی بر اطلاعات، امکان نظارت بر آن‌ها را نیز افزایش می‌‌یابد که برای مدیران یک مزیت بزرگ به‌شمار می‌آید. این قابلیت فرآیند حسابرسی را نیز سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند.

ارتقاء امنیت داده‌ها

ثبت سنتی و دستی اسناد ریسک بالایی دارد. چون هرلحظه این امکان وجود دارد که یک اتفاق یا حادثه طبیعی نظیر آتش‌سوزی یا یک سهل‌انگاری کوچک موجب از بین رفتن اسناد ارزشمند شود؛ اما استفاده از نرم افزارها تا حد بسیاری زیادی این ریسک‌ها را کاهش داده‌اند و برطرف کرده‌اند. در حال حاضر یک نرم افزار حسابداری می‌تواند تمامی اطلاعات و داده‌های مالی را به شکل‌های مختلف و در مکان‌های مختلف ذخیره نماید. برخی از نرم افزارهای حسابداری حتی این امکان را دارند که اطلاعات را در فضای ابری ذخیره‌سازی کنند. از سویی دیگر دسترسی به این اطلاعات نیز با رمزگذاری مناسب به‌راحتی و در سطوح مختلف قابلیت محدودسازی دارد.
تسهیل گزارش‌گیری و دریافت گزارش‌های دقیق
تهیه صورت‌های مالی و گزارش‌های مختلف از وضعیت مالی سازمان یکی از وظایف اصلی حسابداری هست که این گزارشات جهت ارائه به مدیران سازمان یا سازمان‌های دیگر به کار می‌رود. درگذشته تمام این کارها به‌صورت دستی و توسط انسان انجام می‌شد که امری بسیار وقت‌گیر و البته همراه با خطا بود. نرم افزار حسابداری کمک می‌کند تا در سریع‌ترین زمان بتوان انواع گزارش‌های مالی و مدیریتی موردنیاز را دریافت کرد. این گزارش‌ها حتی می‌توانند مدیران شرکت را در اتخاذ استراتژی مناسب یاری کنند.
کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
بسیاری از مزیت‌ها و تسهیلاتی که پیش‌ازاین ذکر شد، بدون وجود نرم افزار حسابداری به زمان زیاد و نیروی انسانی بیشتر نیاز دارد. گاهی برخی از امور به‌ظاهر ساده نیاز به یک نیروی تمام‌وقت دارد که این امر هزینه مازادی بر عهده مجموعه می‌گذارد.ازاین‌رو نرم افزارهای حسابداری هزینه‌های نیروی انسانی بخش حسابداری را به شکل چشمگیری کاهش می‌دهند و این مزیت به‌سادگی قابل‌اغماض نیست.